【電子帳簿保存法】スキャナ保存について解説！導入することでコスト削減できる！？

今回は、電子帳簿保存法の一つであるスキャナ保存について解説します。

など疑問をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
今回は、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」について解説します。
この記事を読めば、スキャナ保存について知ることができ、効率的に経理作業ができるようになります。

電子帳簿保存法とは、税務関係帳簿書類のデータ保存を可能とする法律で、2024年1月から大きく変わります。
この法律に対応することで経理のデジタル化が見込まれ、経理作業の負担が軽減されます。
電子帳簿保存法は、下記3つの区分に分けられており、この記事ではスキャナ保存について解説します。

なお、電子帳簿保存法の概要や区分、電子取引データの保存についてはこちらで解説しています。

【図解で解説】電子帳簿保存法とは？紙保存もできる！？

【電子帳簿保存法】電子取引データの保存方法とは？タイムスタンプや検索機能について解説

スキャナ保存とは、自己が作成した紙の書類の控えや取引先から受領した紙の請求書や領収書などを、紙で保管せずにスキャンしてデータで保管することを認める制度です。
スキャナだけでなくスマートフォンなどのカメラで撮影したデータも認められており、任意の制度となっています。
スキャナ保存は、任意であるため紙での保管を継続しても問題ありません。

対象書類は、請求書や注文書、領収書などの国税関係書類です。
それらの書類を、
・自社が作成し取引先に紙で交付する書類の控え
・取引先から紙で受領した書類
が該当します。

スキャナ保存するための要件として、「可視性の確保」と「真実性の確保」が求められます。
「可視性の確保」とは、保存されたデータを検索・表示できるようにしておくことです。
また、保存するデータが読み解けるほどの明瞭な画像である必要があります。
詳しくは、国税庁のサイトをご確認ください。
一方、「真実性の確保」とは、保存されたデータが訂正や削除など改ざんされないようにすることです。

下記の図は、スキャナ保存要件の概要図です。
改正前と改正後で要件などの変更点をわかりやすくまとめていますので、気になる方はご確認ください。（国税庁）

スキャナ保存を導入するために時間や費用がかかりますが、大きなメリットが存在します。

領収書や請求書などの国税関係書類は、過去年度も保管義務があるため、取引先や取引量が多ければ多いほど保管スペースが必要になります。
一方、国税関係書類をスキャンしデータで保存していれば、紙書類の保管は不要となるため保管スペースが不要となります。
したがって、事務所の必要スペースが減少し、新たな使い道やスペースの少ない事務所に引っ越すことで長期的に家賃の節約につながります。

スキャンしデータで保存することで、ペーパーレス化が可能となります。
スキャナ保存の要件の一つに検索できるようにすることが求められているため、対象の書類を検索しやすく、書類を探す手間が少なくなります。
また、社員間での共有もスムーズにできるようになり、業務効率が改善されます。

ペーパーレス化が可能となると、パソコン上で仕事が完結することになります。
対象の書類を見たいとき、事務所に紙で保存している場合では事務所に行かなければなりませんが、データ保存していた場合には、自宅や出張先でも簡単に見ることができます。

今回は、スキャナ保存について解説しました。
電子帳簿保存法は面倒くさい法律ではなく、あなたの経理事務の負担を軽減する法律です。
電子帳簿保存法を理解し対応することで、経理事務のデジタル化を進めることができます。
私たち「淀川パートナーズ」は、電子帳簿保存法の対応支援や経理のデジタル化の支援も行っています。
経理の効率化や税金関連のご相談は無料で受けていますので、お気軽にお問い合わせください。

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私たちについて

堀　真彰

税理士・公認会計士

大手監査法人で上場企業の監査に従事。 若手起業家を税務の面から支援したい考え、小西とともに弊社を設立。 税務申告の代行者だけではなく、経営のパートナーとして信頼される税理士を目指しています。