【個人事業主必見】領収書を紛失していても経費計上できるのか？

個人事業主にとって、経費計上は所得税や消費税の節税に直結する重要な要素です。
しかし、「領収書がなくても経費として認められるのか？」という疑問を持つ方も多いでしょう。
本記事では、領収書がない場合の経費計上のポイントや、注意すべきリスクについて解説します。

経費計上のために必要な証拠とは？

領収書がない場合でも、支出の証拠を示すことで経費計上は可能です。
税務署に認められるためには、以下のような証拠を揃えることが重要です。

• 銀行振込明細書
• クレジットカード利用明細
• 請求書・納品書
• 取引先とのメールや契約書
• 支払いを記録した手書きメモ（日時・金額・用途を明記）

特に、事業に関係する支出であることを証明できる資料を組み合わせることで、税務調査の際にも説明しやすくなります。

所得税と消費税で扱いが異なる？

経費計上のルールは、所得税と消費税で異なります。

• 所得税の場合、事業に必要な支出であることを証明できれば、領収書がなくても経費計上が可能です。
• 消費税の仕入税額控除に関しては、適格請求書（インボイス）の保存が必須となり、領収書や請求書の管理がより重要になります。

特に、インボイス制度の導入後は、消費税の控除を受けるために適格請求書を保存する必要があるため、注意が必要です。

領収書をなくした場合はどうすべきか？

所得税の場合領収書がなくても、メモ書きや請求書があれば経費計上は可能です。

例えば、フリーランスや個人事業主が利用するタクシー代やコワーキングスペースの支払いでは、領収書を受け取れないケースがあります。その際、

• 請求書や振込明細書を保管する
• 支払い内容を記録したメモを作成する（日付・金額・用途を明記）

ことで、経費として認められます。

また、仕入れ費用や外注費で領収書がない場合でも、下記の対応を行うことで所得税法上経費として計上することが可能です。

• 発注書・契約書を保管する
• 電子メールでのやり取りを記録する
• 銀行振込の履歴を保存する

特に、外注費については契約書や請求書を残しておくことが重要です。

領収書なしで経費計上する際の注意点とリスク

領収書等の根拠資料がなくても経費計上は可能ですが、税務調査で問題になるリスクがあります。以下の点に注意しましょう。

1. 支出の合理性を説明できるようにする
   • 事業に必要な支出であることを証明できる証拠を揃える
   • 明細やメモを組み合わせ、正当な経費であることを示す
2. 不自然な経費計上を避ける
   • 過剰な経費計上は税務署のチェック対象になりやすい
   • 一定の合理的な範囲内で計上する
3. 証拠を長期間保存する
   • 所得税法では7年間の保存義務がある
   • クレジットカード明細や請求書も適切に保管する

まとめ

個人事業主にとって、経費計上は節税に直結する重要なポイントです。
領収書がなくても、振込明細・請求書・メモ書きなどの証拠を用意することで、経費として認められる可能性があります。

特に、所得税と消費税では経費の扱いが異なるため、注意する必要があります。
また、税務調査時に問題にならないよう、証拠を整理し、長期間保管することが大切です。

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堀　真彰

税理士・公認会計士

大手監査法人で上場企業の監査に従事。 若手起業家を税務の面から支援したい考え、小西とともに弊社を設立。 税務申告の代行者だけではなく、経営のパートナーとして信頼される税理士を目指しています。