【図解で解説】電子帳簿保存法とは？紙保存もできる！？

今回は、電子帳簿保存法について解説します。

など疑問をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
今回は、電子帳簿保存法の概要や対象者、何をすべきかについてわかりやすく解説します。
この記事を読めば、電子帳簿保存法について知ることができ、本業以外の作業の効率化など有用な情報を得ることができます。

電子帳簿保存法とは、税務関係帳簿書類のデータ保存を可能とする法律で、経理のデジタル化を図ることができます。
この法律は、納税者の税金の申告事務に係る負担を軽減するなどの目的で定められました。
令和6年1月以降、税法上保存が必要な帳簿・書類をパソコン等で作成した場合は、プリントアウトせずそのまま保存することができます。

電子帳簿保存法を理解するためには、3つの区分を知ることが重要です。

国税庁

電子帳簿保存法は、3つに区分されます。
これから3つの区分について解説します
任意や義務の違い、どの書類がどの区分に該当するかに留意すると理解しやすくなります。

パソコンなどで電子的に作成した国税関係帳簿書類の電子保存を認めるもので、紙保存を不要とする制度です。
この制度は任意であるため、紙保存を継続しても問題ありません。

自己が作成した紙の書類の控えや取引先から受け取った紙の請求書などを、スキャンし、電子データ保存を認める制度です。
スキャンだけでなくスマートフォンなどのカメラでの撮影も認められており、任意の制度となっております。
そのため、①電子帳簿等保存と同様、紙保存を継続しても問題ありません。

なお、スキャナ保存については以下の記事で詳細に解説しています。

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【電子帳簿保存法】スキャナ保存について解説！導入することでコスト削減できる！？

請求書や注文書などの取引情報をメール等の電子データで行った場合、一定の要件のもとデータで保存することを義務付けた制度です。
この制度は、2024年1月から始まりますが、中小企業の経理実務を考慮し、要件が緩和されています。

なお、電子取引については以下の記事で詳細に解説しています。

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【電子帳簿保存法】電子取引データの保存方法とは？タイムスタンプや検索機能について解説

上記で3つの区分を解説しましたが、どの書類がどの区分に該当するかわかりにくいため、図でご参照ください。

電子帳簿保存法では、①電子帳簿等保存と②スキャナ保存を採用することで、ペーパーレス化が可能となります。
紙資料での保存を選択すると過去分も保管義務があるため、取引が多い事業である場合大量の保管スペースを確保する必要があります。
一方、電子帳簿保存法では、データ保存していれば紙資料の保管は不要となるため保管スペースがいらなくなります。

ペーパーレス化が可能となると、パソコン上で仕事が完結することになります。
例えば、注文書を見たい場合、紙での保存では事務所の資料庫に行き膨大な書類から探す必要があります。
一方、データ保存していた場合、事務所に行く必要はなく自宅や出張先でも簡単に見ることができます。
また、検索をできるようにしておくことで一瞬にして探し出すことが可能となります。

電子帳簿保存法において、紙の書類を電子保存する際のスキャンの解像度は200dpi以上が求められているため注意が必要です。
また、取引年月日や取引金額及び取引先で検索できるようにしておく必要があります。
さらに、最長2カ月と概ね7営業日以内にタイムスタンプを付与することが求められています。

詳細については、国税庁のHPをご確認ください。

今回は、電子帳簿保存法の概要について解説しました。
電子帳簿保存法は、3つの区分と要件が混在するため、正しく理解しないと混乱してしまいます。
電子帳簿保存法は、私たちの事務作業の負担を軽減する目的で定められているため、正しく理解し対応することで経理の効率化ができます。
私たち「淀川パートナーズ」は、経理のデジタル化の支援も行っています。
経理の効率化や税金関連のご相談は無料で受けていますので、お気軽にお問い合わせください。

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堀　真彰

税理士・公認会計士

大手監査法人で上場企業の監査に従事。 若手起業家を税務の面から支援したい考え、小西とともに弊社を設立。 税務申告の代行者だけではなく、経営のパートナーとして信頼される税理士を目指しています。