【電子帳簿保存法】電子取引データの保存方法とは？タイムスタンプや検索機能について解説

今回は、電子帳簿保存法の一つである電子取引データ保存について解説します。

など疑問をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
今回は、完全に義務化となる「電子取引のデータ保存」について解説します。
この記事を読めば、電子帳簿保存法について知ることができ、電子取引のデータ保存のために何をすべきか理解することができます。

電子帳簿保存法とは、税務関係帳簿書類のデータ保存を可能とする法律で、経理のデジタル化を図ることができます。
この法律は、納税者の税金の申告事務に係る負担を軽減するなどの目的で定められました。

電子帳簿保存法の概要や区分についてはこちらで解説しています。

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電子取引とは、請求書や注文書などの取引情報をメール等の電子データで行った取引のことを指します。
具体的には、メールのほか、クラウドサービスやカード明細、EDIシステムなどが挙げられます。

電子帳簿保存法では、請求書や注文書などの取引情報をメール等の電子データで行った場合、一定の要件のもとデータで保存することを義務付けました。
つまり、電子データで授受した場合は紙ではなく電子データでの保存する必要があるということです。
また、保存の方法についても定められており、保存の要件も満たすことが求められています。

電子取引のデータは、単にファイルに保存すればよいのではなく、「真実性の確保」と「可視性の確保」という要件を満たす必要があります。

「真実性の確保」とは、保存されたデータが訂正や削除など改ざんされないようにすることです。
具体的には、下記のいずれかを満たす必要があります。

タイムスタンプとは、タイムスタンプに刻印されている時刻以前にその電子データが存在していたこと、その時刻以降、当該データが改ざんされていないことを証明するものです。

上記の①は取引先、②は自社にタイムスタンプが付与できるシステムの導入が必要です。
③もシステムの導入が必要であるため、時間や費用がかかります。
すぐ対応できる方法は④であり、自社の現状に応じて事務処理規程を定め、運用を行うことで要件が満たされます。
また、国税庁のサイトに事務処理規程のサンプルが掲載されていますので、必要に応じてご活用ください。
参考資料（国税庁）

「可視性の確保」とは、保存されたデータを検索・表示できるようにすることです。
具体的には、取引年月日、取引金額、取引先について検索できるようにしておく必要があります。
また、エクセル等で索引簿を作成し、エクセル等の機能を使用し検索する方法でも問題ありません。

なお、課税年度前の売上高が5,000万円以下であれば、検索機能が不要となる緩和措置があります。
また、猶予措置としてシステムの対応が間に合わないといった相当の理由があれば、改ざん防止措置および検索機能の確保が不要となり、多くの中小企業が従前の保存方法のままでよいこととされています。

今回は、電子取引データ保存について解説しました。
令和５年度の税制改正で新たな緩和措置が定められるなど、電子帳簿保存法は変化しています。
必ず最新の情報を入手し、電子帳簿保存法に対応し経理事務のデジタル化を進めていきましょう。
私たち「淀川パートナーズ」は、経理のデジタル化の支援も行っています。
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堀　真彰

税理士・公認会計士

大手監査法人で上場企業の監査に従事。 若手起業家を税務の面から支援したい考え、小西とともに弊社を設立。 税務申告の代行者だけではなく、経営のパートナーとして信頼される税理士を目指しています。